为加强海南师范大学仪器设备及家具的采购管理，建立规范的政府采购运行机制，加强采购资金的支出管理，提高投资效益，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》及海南省政府采购的有关规定及要求，结合学校实际，在《海南师范大学仪器设备、家具计划与采购管理办法》等的基础上，本着科学配置、节约高效的原则，制定本规程。
本规程含项目建设设备采购、网上商城（或协议供货）采购、零星采购三类，具体服务对象如下：
1、项目建设设备采购：项目获得批准立项建设后申请采购的固定资产或服务项目。
2、网上商城（或协议供货）采购：在政府集中采购目录内的货物或服务（详见当年度的《海南省政府集中采购目录及标准》）。
3、零星采购：申请采购金额在政府采购限额标准以下，在政府集中采购目录（网上商城或协议供货）以外的固定资产或服务项目。
第一部分：项目建设设备采购
使用单位根据事业发展和实际工作的需要提出立项申请，组织相关人员编制项目建设方案并填写《项目申报书》，按规定申请纳入学校项目库建设。财务处根据事业发展和实际工作需要，按照轻重缓急，每年5月初步拟定下一年度项目建设计划，报学校同意后开始前期准备工作。
使用单位根据拟定年度项目建设计划安排，组织相关人员编制项目建设方案并填写《项目申报书》和《政府采购和国有资产配置计划表》，标明所需产品的详细技术参数、参考品牌型号及合理价格。归口管理部门和申请单位负责组织不少于5位与项目相关专业具有高级职称的专家（本单位或外请）和国有资产管理处、后勤管理处对大批量仪器采购项目和大型精密仪器采购的必要性、科学性和可行性进行论证，研究大型仪器设备是否重复购置，仪器设备购置是否科学合理、价廉物美、协同高效，仪器设备采购是否符合资产配置标准，项目建设使用场地和水电条件是否满足等，并填写《海南师范大学仪器设备购置申请及可行性论证报告》，以教学为主的实验室建设项目由教务处负责，以科研为主的重点实验室建设项目由科研处负责，信息化项目由网络安全和信息化领导小组办公室负责。同时，大批量更新设备的项目需要对原设备进行资产处置评估。
单价在40万以上的教学科研仪器设备或根据项目建设的实际需要，可由国有资产管理处组织二次论证，邀请校外同行专家3-5人进行必要性和科学性论证。
经科学论证的项目报学校研究同意后确定年度项目建设计划，报财政厅申请立项。财政厅批准立项后，由项目负责人到财务处领取《项目预算执行批准书》，并办理相关立项手续。
信息化建设项目立项按《海南师范大学信息化项目建设管理办法》执行。
二、采购申请
项目负责人是项目立项科学论证、集体询价、专业化验收、项目建设质量、资金执行进度和党风廉政建设的第一责任人。加强源头管理，完善专业化指导机制和风险防控机制。
项目获得批准建设并立项后，严格按照《项目申报书》的采购的品目申请采购。使用单位在原项目立项申报材料的基础上，标明所需产品的主要详细技术参数及参考品牌型号；项目负责人组织不少于3位与项目相关并具有高级职称的专业技术人员（其中教师代表不少于2人）集体询价，经党政联席会议研究同意后，于项目下达后7个工作日内将《项目预算执行批准书》《政府采购和国有资产配置计划表》《海南师范大学仪器设备购置申请及可行性论证报告》和《集体询价情况登记表》等纸质材料经项目负责人和党政负责人签名，单位盖章后报送国有资产管理处。
由于《海南省省直事业单位国有资产配置标准》的更新和计划采购的产品升级换代等原因需要调整采购品目的，使用单位在原项目立项申报材料的基础上及时调整，合理配置，科学编制项目建设方案并填写《政府采购和国有资产配置计划表》，报教育厅和财政厅批准后依法组织采购。
三、询价审计
审计处依法对采购活动进行审计监督；负责聘请第三方对采购价格进行审计,审计费用从项目预算中支出；负责学校自行组织采购项目合同的审核及备案工作；监督检查采购项目的执行情况及资金使用情况；依法对参与采购活动的部门、项目单位和工作人员实施监督。
四、标书确认
本着公开公平公正择优的原则，国有资产管理处组织召开海南师范大学仪器设备及家具招标工作领导小组会议，研究确定招标文件的详细内容，包括技术参数、商务条件、评分标准和招标文件的框架及格式等，报校长办公会议研究同意后在预算审计价格内组织依法采购。
五、组织采购
国有资产管理处根据项目建设的金额和内容，在3个工作日内完成向财政厅申请和确定采购方式（公开招标、询价招标等），在法定时间内完成依法采购。
六、签订合同
依法完成招标，确定中标人后5个工作日内由国有资产管理处整理《采购合同书》，按照学校规定的合同签订的审批及管理办法，完成合同的审批和签订工作。
七、项目建设
项目建设工作由项目使用单位具体负责。合同签订后2个工作日内，国有资产管理处函告项目使用单位和供货单位，明确项目完成时间和双方责任人及联系电话。项目使用单位负责人积极主动协调沟通各职能部门，为项目建设提供基础条件，配合和监督供货单位（中标公司）按照合同规定时间高质量完成项目建设工作，加强过程监督和专业化验收管理，国有资产管理处对项目建设质量和执行进度进行监督和督促。
八、验收及付款
项目建设完成后，由项目使用单位提出验收申请，国有资产管理处在2个工作日内组织专业化验收，邀请参加项目论证的专家代表，归口管理部门、使用单位、供货单位代表按照《采购合同书》对项目进行综合验收，并将验收结果公示；验收合格后由项目使用单位配合国有资产管理处完成资产报增和转账付款手续。
九、效益评估
国有资产管理处在每年的5月对前一年度建设项目的新增设备进行盘点，同时对项目建设及资产使用情况进行效益评估，特别是对大型仪器设备使用情况进行效益评估。
第二部分：网上商城或协议供货采购
一、采购对象
在政府集中采购目录内的货物或服务，具体清单参照当年度的《海南省政府集中采购目录及标准》执行。
二、采购申请
实行政府采购网上商城和协议供货的货物和服务，不论金额大小，均按照《海南省政府集中采购目录及标准》的规定由国有资产管理处集中采购，各单位不得自行采购，不得自行拼装计算机或者购置拼装计算机。
为规范资产采购手续，实行定期集中申请采购，遵循先申请，后采购原则。采购申请人填写《海南师范大学国有资产购置申请表》，经项目负责人及所在单位负责人同意后，每年4-6,9-11月，每月15日前向国有资产管理处提出采购申请，逾期不予受理。
申请新增采购空调和移动电子设备（笔记本电脑、照相机、摄像机等）须经分管校长审批。
未经批准自行采购的，原则上不予办理资产报增手续。
三、签订合同与项目建设
国有资产管理处整理《采购合同书》，按照学校规定的合同签订的审批及管理办法，完成合同的审批和签订工作。供货商在7个工作日内完成供货安装调试。空调的安装费用（含支架、打孔、加管、高空作业费等）由供货单位提供票据，由申请采购单位自行支付。
四、验收及转账
加强验收环节管理，货物验收合格后由采购申请人在5个工作日内配合国有资产管理处完成资产报增和转账付款手续。
五、资产清查
国有资产管理处在每年的5月对前一年度的新增设备进行盘点和资产清查。
第三部分：零星采购
一、采购对象
申请采购金额在政府采购限额标准以下的，政府集中采购目录（网上商城或协议供货）以外的固定资产或服务项目。
二、采购申请
为规范资产采购手续，实行定期集中申请采购，遵循先申请，后采购原则。采购申请人填写《海南师范大学国有资产购置申请表》，经项目负责人及所在单位负责人同意后向国有资产管理处提出采购申请，因财务结算每年11月15日后不再受理。
未经批准自行采购的，原则上不予办理资产报增手续。
科研仪器设备的采购工作执行预算管理，贯彻落实《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发【2016】50号）和《海南省深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的实施意见》（琼教法【2017】155号）文件精神，政府采购限额标准以下的科研设备由项目负责人依法采购。
根据《中华人民共和国政府采购法实施条例》等相关规定，在一个预算年度内采用公开招标以外的方式重复采购同一品目或类别的货物或服务项目，资金总额超过公开招标数额标准的，视为化整为零规避公开招标采购。零星重复采购同一品目或类别的货物或服务项目，原则上在一个预算年度内只审批一次。化整为零的采购申请不予受理，化整为零采购行为的一切责任由采购人承担。
三、价格审计
国有资产管理处收到采购申请材料后3个工作日内整理提交审计处，对符合价格审计规定的项目进行预算价格审计，审计处在7个工作日内完成价格审计工作。
四、组织采购
国有资产管理处根据项目建设的金额和内容，遵循化零为整，依法采购的原则，在5个工作日内完成申请和确定采购方式，在法定时间内完成依法采购。采购金额满10万元至政府采购限额标准以下的货物及服务，由国有资产管理处采用校内竞价、校内招标或委托代理机构等方式进行招标采购；采购金额不满10万元的，经国有资产管理处审批，报经学校领导同意后，在审计价格以内由申请采购单位自行组织采购。
五、签订合同
依法完成招标，确定中标人后5个工作日内由国有资产管理处整理《采购合同书》，按照学校规定的合同签订的审批及管理办法，完成合同的审批和签订工作。
由申请采购单位自行组织的采购，根据实际情况和工作需要由申请采购单位进行采购合同签订和管理。
六、建设、验收及付款
采购金额满10万元至政府采购限额标准以下的货物及服务的验收，参照专业化验收方法执行；采购金额不满10万元的验收，由申请采购单位负责组织。各单位要加强验收环节管理，验收合格后由项目负责人在5个工作日内完成资产报增和转账付款手续。
七、资产清查
国有资产管理处在每年的5月对前一年度的新增设备进行盘点和资产清查。
八、低值耐用品和低值易耗品采购由使用单位参照本办法执行。
